Como contratar uma empresa de Facilities? Quais critérios levar em consideração antes de escolher uma? O que é necessário saber sobre esse tipo de serviço?
Se essas perguntas despertaram sua curiosidade, então você está no lugar certo! Até o fim deste artigo, você saberá as respostas para essas perguntas e entenderá como funciona, em termos simples, a gestão de facilities.
Além disso, escolher uma empresa de gestão de facilities não é uma decisão fácil. O resultado dessa escolha recairá sempre sobre os gerentes, analistas ou síndicos responsáveis pela contratação. Dessa maneira, é extremamente importante saber como esse serviço funciona para tomar a ação correta.
Assim, vamos começar pelo começo…
O que é Facilities?
Segundo a International Organization for Standardization – ISO, o termo facilities pode ser definido como uma “função organizacional que integra pessoas, lugares e processos com o propósito de melhorar a qualidade de vida das pessoas e a produtividade das organizações.”
A palavra “facility” vem do inglês e significa “facilidade”, “destreza” e “habilidade”, o que descreve muito bem a funcionalidade desse serviço – manutenção e suporte dos serviços de uma companhia ou edifício.
Ou seja, esse tipo de serviço está ligado à infraestrutura da organização, mas não diretamente à sua atividade principal.
Por exemplo, a gestão de facilities toma conta da limpeza, da segurança, da manutenção e de tudo que pode facilitar os processos do dia a dia de uma empresa, de um edifício ou de uma corporação.
Para resumir, uma empresa de Facilities serve como uma base para a qualidade de vida dos colaboradores e para a funcionalidade dos ambientes da organização para a qual ela trabalha.
O que é Gestão de Facilities?
A Gestão de Facilities é uma área responsável pela supervisão do suporte e da infraestrutura da companhia, bem como dos serviços de Facilities no geral.
Dessa maneira, ela atua tanto na atividade central da organização como nas atividades indiretas, seja prestando auxílio aos funcionários ou organizando os processos dos ambientes, por exemplo.
Além disso, é imprescindível que a pessoa responsável pela gestão de facilities tenha familiaridade com o local de trabalho – edifício corporativo, prédio residencial, área comercial etc. Isso porque ela deve entender como os processos do lugar funcionam. Assim, conseguirá otimizá-los para que funcionem da maneira mais eficiente possível.
O que é uma empresa de Facilities?
Como o próprio nome já diz, uma empresa de facilities é uma corporação com o objetivo de fornecer o serviço de infraestrutura e manutenção de base para organizações.
O serviço tem foco nos serviços gerais e é prestado de maneira terceirizada. Alguns exemplos são: serviços de limpeza, de manutenção e de segurança.
Além disso, vale ressaltar que esse tipo de atividade vêm crescendo no Brasil nos últimos anos, principalmente devido ao excesso de cuidados em relação a higiene e limpeza provocados pela pandemia do coronavírus.
Qual o papel de um profissional numa empresa de Facilities?
O profissional de Facilities é responsável por colocar em prática aquilo que vimos até agora. Ou seja, ele trabalha para manter as dependências da organização em perfeito estado, principalmente no que se refere à organização, à limpeza e à higiene do edifício em questão.
O cafezinho que deve ser servido na hora certa, o pão fresco no horário do café, a limpeza e o polimento dos móveis, a rega e o cuidado com o jardim e com as plantas ornamentais, com a compra de material, com a manutenção de ar-condicionado, impressoras, com o funcionamento dos elevadores, com a sincronia dos serviços de logística… Enfim, todas essas atividades embarcam o cotidiano do profissional de Facilities.
Além disso, esse tipo de serviço deve ser feito “nas sombras”. Ou melhor, o agente de facilities trabalha nos bastidores da organização. Dessa maneira, ele faz as atividades necessárias para que a engrenagem continue funcionando.
Em resumo, a pessoa que trabalhará com esse serviço, precisa:
- conhecer muito bem o imóvel em que funciona a organização a qual presta serviços;
- ter completo domínio da organização;
- montar um banco de dados com informações acerca do edifício;
- ter informações da organização e de seu espaço físico coletadas e armazenadas.
Vale a pena contratar uma empresa de Facilities?
Chegando nesse ponto do artigo, você pode estar se perguntando… “será que vale a pena contratar uma empresa de Facilities”?
E a resposta, no geral, é sim! Com uma empresa de Facilities, você irá terceirizar esses serviços, que mesmo que não interfiram na atividade central da sua empresa, ainda têm sua importância.
Assim, você não precisa se preocupar com serviços de base, como limpeza, conservação, segurança, recrutamento e seleção. Com isso, você e os outros colaboradores acabam tendo mais tempo sobrando para serem produtivos e eficientes quanto à atividade principal da empresa, indústria, condomínio residencial etc.
Algumas vantagens associadas à contratação de uma empresa de Facilities são:
- Redução de custos e otimização de recursos;
- Cumprimento de indicadores rígidos de qualidade;
- Padronização da equipe de terceirizada;
- Coordenação de Recursos Humanos.
Mitos na hora de terceirizar o serviço de Facilities.
Muitas vezes, algumas informações são passadas sem conhecimento prévio para outras pessoas. Com isso, alguns mitos em relação ao serviço de Facilities foram criados. Contudo, eles não passam de uma visão deturpada do que acontece na prática. Confira alguns!
A empresa de facilities não garante os direitos do trabalhador
As empresas terceirizadas de Facilities têm a obrigação de garantir os direitos básicos de lei aos colaboradores, como FGTS, INSS, 13.º salário, férias e horas extras.
Os colaboradores de uma empresa de facilities sofrem mais acidentes no trabalho
Bem como no tópico anterior, as empresas terceirizadas de Facilities devem garantir o treinamento e os EPIs (Equipamentos de Proteção Individual) necessários para garantir a segurança dos colaboradores.
A terceirização contribui para o aumento do desemprego
Muito pelo contrário, devido à crescente demanda para a contratação do serviço de Facilities, as empresas terceirizadas estão cada vez mais contratando colaboradores para atuarem nessa área, contribuindo com a diminuição do desemprego.
Serviços mais oferecidos por uma empresa de Facilities
Como vimos até agora, o trabalho de uma empresa Facilities é muito amplo. Isso abre a possibilidade para diversas atividades dentro de uma organização. Mas, resolvemos separar os principais serviços oferecidos que você precisa saber antes de terceirizar essas funções. Veja só!
Limpeza e Conservação
Um dos principais serviços de empresas de Facilities é garantir a limpeza e a conservação da organização para a qual prestam serviço.
Afinal, um ambiente limpo e bem organizado reflete na produtividade dos colaboradores e na boa imagem da empresa.
Recepção e atendimento em portaria
Os recepcionistas e porteiros estão na linha de frente da companhia ou do edifício residencial. Eles são as primeiras pessoas a entrarem em contato com clientes, colaboradores, hóspedes, moradores etc.
Por isso, eles devem passar um ar de confiança e de credibilidade em nome da organização. Além disso, precisam estar sempre bem informados quanto ao local onde trabalham e às suas atividades para que elas possam ser repassadas em caso de dúvidas.
Segurança
Nem precisamos mencionar a importância do serviço de seguranças! Afinal, um ambiente seguro é essencial para que a organização contratante funcione de maneira tranquila e produtiva.
Contudo, esse serviço demanda maiores esforços e experiência. Inclusive, A portaria 3.233 – Departamento da Polícia Federal, publicada em 10 de dezembro de 2012, determina que o vigilante é o profissional capacitado em curso de formação e responsável pela execução das atividades de segurança privada, tanto armada como desarmada.
Ou seja, é extremamente necessário que o profissional de Facilities responsável pela segurança seja alguém antenado em relação a esses assuntos, bem como alguém que cumpre esses requisitos impostos pela lei.
Jardinagem
Em organizações que possuem jardins, é de extrema necessidade mantê-los bem apresentados. Afinal, a aparência tem impacto direto na reputação e na credibilidade de um edifício ou de uma companhia.
Por isso, o serviço de paisagismo tem sua importância para passar uma primeira impressão clara e bem vista àqueles que fazem seu primeiro contato com o local em questão.
Checklist para contratar uma empresa de Facilities.
Agora, você já entendeu como funciona o Facilities, qual a importância das empresas nesse segmento e como elas podem te ajudar!
E com isso, chega a hora de tomar uma decisão – Qual empresa devo contratar? Quais pontos essenciais levar em consideração?
Pensando nisso, separamos o checklist final para que você tenha êxito na hora de contratar um serviço de Facilities:
- Entenda quais são as necessidades da sua empresa, por quais serviços procura;
- Exija certificações, licenças e certidões da empresa, como o alvará de funcionamento e certificados de qualidade;
- Cheque a situação trabalhista da empresa a ser contratada. Mesmo que a responsabilidade seja da empresa de facilities, caso a companhia não esteja com as leis trabalhistas em dia, é muito provável que essa dor de cabeça bata na porta do seu negócio, caso algo aconteça;
- Procure saber quais são as tecnologias e ferramentas utilizadas pela empresa. Afinal, esse aspecto influencia fortemente no resultado final dos serviços prestados;
- Pesquise se a mão de obra é qualificada e se a empresa investe no treinamento dos colaboradores;
- Por fim, estude o contrato. No documento devem constar todos os serviços a serem prestados e as obrigações e deveres de ambas as partes.
Com esse checklist em mãos, você tem tudo o que precisa para contratar a melhor empresa de Facilities do Rio de Janeiro!
Conclusão
Com isso, chegamos ao fim deste artigo. Aqui, você conferiu como o Facilities funciona. Além disso, conferiu como ele é essencial para uma organização e o que é necessário na hora de decidir qual empresa terceirizada contratar.
Como vimos, uma empresa de Facilities é essencial para qualquer projeto, desde grandes indústrias a pequenos negócios e até edifícios residenciais.
Esse profissional está sempre garantindo o perfeito funcionamento das engrenagens da companhia em que presta serviço. Da entrega do cafezinho até a organização dos serviços de logística, ele mantém em ordem o palco para que a empresa trabalhe nas suas atividades finais com maior êxito e produtividade!
